Работа в обработке для бухгалтера

Для работы с функционалом сотруднику бухгалтерии потребуется предоставить внешнюю обработку «Заполнение авансового отчета».
В рабочей базе бухгалтерии пользователю следует запустить данную внешнюю обработку через ФайлОткрыть → [путь к файлу обработки].

Настройка обработки

При первоначальном открытии обработки, прежде всего, потребуется произвести заполнение раздела Настройки:
  • Адрес веб-сервера - запросить информацию у системного администратора, путь, где расположена база
В зависимости от настроек учета, установить флаги для автоматического переноса в документ Авансовый отчет:
  • Сумма включает НДС;
  • НДС включать в стоимость;
  • Расходы НУ;
Флаг Отбирать подотчетных лиц с учетом организации рекомендован к установке, по умолчанию.
Установить значения параметров:
  • Вид операции: - Закупка, расходы; - Командировка;
  • Валюта - выбрать из списка;
  • Склад - выбрать из списка.
После повторного запуска обработки, все произведенные ранее настройки будут сохранены и заполнены автоматически.

Работа в обработке

Проверка документов расходов

При работе с обработкой необходимо производить следующий порядок действий:
  • Выбрать значение в поле Организация;
  • Выбрать сотрудника в поле Подотчетное лицо. В табличной части подраздела Документы расходов будет заполнен список документов, сформированных выбранным подотчетным лицом. При нажатии на строку с документом, в обработке отображается расшифровка его содержимого: - Строки документа расхода - состав документа расхода; - Фото - приложенный файл с изображением; - Комментарии - история комментариев в рамках документа.
  • Выбрать документ расхода:
    • Открыть Фото для проверки, нажав на изображение справа от табличной части;
    • В подразделе Строки документа расхода для каждой позиции: - установить значение Вид табличной части: Товары/Прочее; - указать номенклатуру в соответствии с данным содержания; - проверить данные и исправить при необходимости;
    • В подразделе Документы расхода: - в графе Добавить комментарий внести информацию при необходимости (например, замечания для подотчетника); - в графе Статус дважды кликнуть мышью и в зависимости от решения сменить его на: Отклонен - документ расхода не прошел проверку, требуются исправления от подотчетного лица; Принят- документ расхода прошел проверку, готов к формированию авансового отчета; Отложен - документ расхода прошел проверку, временно не готов к формированию авансового отчета.
В зависимости от установленного статуса, для наглядности, строка с документом принимает различный окрас: - Новый/Отложен - белый; - Отклонен - красный; - Принят - зеленый.

Работа со статусами

Отклонен

В случае, если бухгалтера не устраивает предоставленный подотчетником документ, следует перевести его в статус Отклонен и указать требуемые поправки в строке Добавить комментарий.
После нажатия на кнопку "Сформировать авансовый отчет", список документов будет обработан и строка со статусом Отклонен пропадет из общего списка.
Указанный комментарий бухгалтера отразиться в документе расхода на закладке Комментарий и станет доступен для ознакомления подотчетным лицом в приложении.
Пример установки статуса Отклонен
После внесения исправлений подотчетником, документ повторно поступит в статус Новый и вновь отобразиться в списке обработки у бухгалтера.
Пример проверки истории комментариев по документу

Принят

В случае, если проверка документа расхода прошла успешно, ему присваивается статус Принят.
Обратите внимание, что из всех документов в списке, переведенных в статус Принят, при нажатии на "Сформировать авансовый отчет" будет создан единый документ.
Отложен
В случае, если документ расхода успешно прошел проверку, однако, для формирования авансового отчета недостаточно информации по другим расходам, следует временно установить ему статус Отложен.
Данный статус применим для того, чтобы после обработки списка нажатием на "Сформировать авансовый отчет" данный документ не пропал из списка (как отклоненные) и не был зафиксирован в авансовом отчете (как принятые), а пока оставался в списке всех документов расхода, как "готовый к принятию".

Формирование авансового отчета

Для того, чтобы создать авансовый отчет, необходимо все документы расхода, которые должны будут в нем отражены, обработать и перевести в статус Принят.
После чего, нажать в верхнем левом углу на кнопку "Сформировать авансовый отчет".
Кнопка "Сформировать авансовый отчет" становится доступной после установки документу какого-либо статуса кроме Новый.
В новом окне будет открыт созданный документ Авансовый отчет, где отразятся все данные по выбранным документам расхода, а также будет автоматически заполнена информация из данных обработки:
  • Подотчетное лицо;
  • Организация;
  • Склад;
  • Значение НДС;
  • Валюта;
Далее потребуется проверить корректность созданного документа и нажать "Провести и закрыть".
По результату формирования документа Авансовый отчет, строки с ранее принятыми документами расхода очистятся из списка.