# Работа в обработке для бухгалтера

{% hint style="info" %}
Для работы с функционалом сотруднику бухгалтерии потребуется предоставить внешнюю обработку **«Заполнение авансового отчета».**
{% endhint %}

В рабочей базе бухгалтерии пользователю следует запустить данную внешнюю обработку через **Файл** → **Открыть** → \[путь к файлу обработки].

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2F-MX6eDEm2Tyj091Pl237%2F-MX6fAHqhr_WfK0Ptwos%2FImage%2063.png?alt=media\&token=d3855f8f-af27-4d5a-88e1-9b03fc32b853)

## **Настройка обработки**

При первоначальном открытии обработки, прежде всего, потребуется произвести заполнение раздела **Настройки**:

* **Адрес веб-сервера** - запросить информацию у системного администратора, путь, где расположена база

В зависимости от настроек учета, установить флаги для автоматического переноса в документ Авансовый отчет:

* [x] **Сумма включает НДС;**
* [x] **НДС включать в стоимость;**
* [x] **Расходы НУ;**

{% hint style="info" %}
Флаг **Отбирать подотчетных лиц с учетом организации** рекомендован к установке, по умолчанию.
{% endhint %}

Установить значения параметров:

* **Вид операции:** \
  **- Закупка, расходы;**\
  **- Командировка;**
* **Валюта** - выбрать из списка;
* **Склад** - выбрать из списка.

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FqQeAly7kFjjAACP1TEtt%2F010.png?alt=media\&token=0a7bb642-08f0-443c-9912-bd0c2ece148b)

После повторного запуска обработки, все произведенные ранее настройки будут сохранены и заполнены автоматически.

## **Работа в обработке**

### Проверка документов расходов

При работе с обработкой необходимо производить следующий порядок действий:

* Выбрать значение в поле **Организация**;
* Выбрать сотрудника в поле **Подотчетное лицо.**\
  \
  В табличной части подраздела **Документы расходов** будет заполнен список документов, сформированных выбранным подотчетным лицом. \
  \
  При нажатии на строку с документом, в обработке отображается расшифровка его содержимого:\
  \- **Строки документа расхода** - состав документа расхода;\
  \- **Фото** - приложенный файл с изображением;\
  \- **Комментарии** - история комментариев в рамках документа.

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2Fu2P1ZDoNFCgApYKl5yLl%2F011.png?alt=media\&token=25deb8d8-e1e2-4422-b8d5-eda5b436ca3b)

* Выбрать **документ расхода:**
  * Открыть **Фото** для проверки, нажав на изображение справа от табличной части;
  * В подразделе **Строки документа расхода** для каждой позиции:\
    \- установить значение **Вид табличной части**: **Товары/Прочее**;\
    \- указать **номенклатуру** в соответствии с данным содержания;\
    \- проверить данные и исправить при необходимости;
  * В подразделе **Документы расхода**:\
    \- в графе **Добавить комментарий** внести информацию при необходимости (например, замечания для подотчетника);\
    \- в графе **Статус** дважды кликнуть мышью и в зависимости от решения сменить его на:\
    \
    **Отклонен** - документ расхода не прошел проверку, требуются исправления от подотчетного лица;\
    **Принят**- документ расхода прошел проверку, готов к формированию авансового отчета;\
    **Отложен** - документ расхода прошел проверку, временно не готов к формированию авансового отчета.

В зависимости от установленного статуса, для наглядности, строка с документом принимает различный окрас:\
\- **Новый/Отложен** - белый;\
\- **Отклонен** - красный;\
\- **Принят** - зеленый.

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FFKS6F4SjkcVnlLmxxGqk%2F012.png?alt=media\&token=113ee909-dcc8-4b98-bf97-f5de289f125f)

### Работа со статусами

#### Отклонен

В случае, если бухгалтера не устраивает предоставленный подотчетником документ, следует перевести его в статус **Отклонен** и указать требуемые поправки в строке **Добавить комментарий.**

После нажатия на кнопку **"Сформировать авансовый отчет",** список документов будет обработан и строка со статусом **Отклонен** пропадет из общего списка.

Указанный комментарий бухгалтера отразиться в документе расхода на закладке **Комментарий** и станет доступен для ознакомления подотчетным лицом в приложении.

![Пример установки статуса Отклонен](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FKEJ760bXamTQipkwsynt%2F013.png?alt=media\&token=4cb7d756-ed50-46ec-a236-cc6ecbd43d0b)

После внесения исправлений подотчетником, документ повторно поступит в статус **Новый** и вновь отобразиться в списке обработки у бухгалтера.

![Пример проверки истории комментариев по документу](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FmiPPf1knzaPZTc7sxtH5%2F014.png?alt=media\&token=f3022906-42eb-46f0-975b-702d1e2a35cc)

#### Принят

В случае, если проверка документа расхода прошла успешно, ему присваивается статус **Принят**.

{% hint style="danger" %}
Обратите внимание, что из всех документов в списке, переведенных в статус **Принят**, при нажатии на **"Сформировать авансовый отчет"** будет создан единый документ.
{% endhint %}

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FJyMHxWMZFNayRq8y7N6C%2F016.png?alt=media\&token=60ad5375-f302-4b20-8e31-af843ab61c86)

**Отложен**

В случае, если документ расхода успешно прошел проверку, однако, для формирования авансового отчета недостаточно информации по другим расходам, следует временно установить ему статус **Отложен**.

Данный статус применим для того, чтобы после обработки списка нажатием на **"Сформировать авансовый отчет"** данный документ не пропал из списка (как отклоненные) и не был зафиксирован в авансовом отчете (как принятые), а пока оставался в списке всех документов расхода, как "готовый к принятию".

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FdR60LcwG5IzQoViPQE2Z%2F017.png?alt=media\&token=a4141606-92e7-441b-9b1e-ed6dfd2096ee)

### Формирование авансового отчета

Для того, чтобы создать авансовый отчет, необходимо все документы расхода, которые должны будут в нем отражены, обработать и перевести в статус **Принят**.

После чего, нажать в верхнем левом углу на кнопку **"Сформировать авансовый отчет"**.

{% hint style="info" %}
Кнопка **"Сформировать авансовый отчет"** становится доступной после установки документу какого-либо статуса кроме **Новый**.
{% endhint %}

В новом окне будет открыт созданный документ **Авансовый отчет**, где отразятся все данные по выбранным документам расхода, а также будет автоматически заполнена информация из данных обработки:

* **Подотчетное лицо;**
* **Организация;**
* **Склад;**
* **Значение НДС;**
* **Валюта;**

Далее потребуется проверить корректность созданного документа и нажать **"Провести и закрыть".**

![](https://2673654102-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M-jcnKed6hWOBjpNLAy%2Fuploads%2FrOBeP9RJ1rC33prw3LVk%2F020.png?alt=media\&token=68189aa4-f519-4261-8704-9582358093b8)

По результату формирования документа **Авансовый отчет**, строки с ранее принятыми документами расхода очистятся из списка.