Действия сотрудника бухгалтерии

Для работы с функционалом сотруднику бухгалтерии потребуется предоставить внешнюю обработку «Заполнение авансового отчета».

В рабочей базе бухгалтерии пользователю следует запустить данную внешнюю обработку через ФайлОткрыть → [путь к файлу обработки].

Настройка обработки

При первоначальном открытии обработки, прежде всего, потребуется произвести заполнение раздела Настройки:

  • Адрес веб-сервера - запросить информацию у системного администратора, путь, где расположена база

В зависимости от настроек учета, установить при необходимости флаги:

  • Сумма включает НДС;

  • НДС включать в стоимость;

  • Расходы НУ;

Установить значения параметров:

  • Вид операции: - Закупка, расходы; - Командировка;

  • Валюта - выбрать из списка;

  • Склад - выбрать из списка.

После повторного запуска обработки, все произведенные ранее данные по настройкам будут сохранены и заполнены автоматически.

Работа c обработкой

При работе с обработкой необходимо производить следующий порядок действий:

  • Выбрать значение в поля Организация;

  • Выбрать сотрудника в поле Подотчетное лицо. После чего, происходит автоматическое заполнение табличной части подраздела Документы расходов, который представляет собой журналов документов, а при нажатии на строку, доступна расшифровка содержимого каждого из них: - Строки документа расхода - состав документа расхода; - Фото - приложенный файл с изображением; - Комментарии - доп.информация от подотчетного лица.

Обратите внимание, что сотруднику бухгалтерии в обработке отображают документы только со статусом "Новый". В случае, если документ был отклонен бухгалтерией для исправления, подотчетному лицу потребуется исправить в документе статус на "Новый" для его повторного принятия.

  • Выбрать документ расхода:

    • Открыть Фото для проверки, нажав на изображение справа от табличной части;

    • Для каждой позиции указанной из чека: - установить значение "Вид табличной части": Товары/Прочее; - указать номенклатуру в соответствии с данным содержания; - проверить данные и исправить при необходимости;

    • В графе Комментарий добавить доп.информацию при необходимости;

    • Сменить Статус документа в зависимости от решения: - Принят (строка окрасится в зеленый цвет) - Отклонен (строка окрасится в красный цвет)

    • Нажать на кнопку "Сформировать авансовый отчет";

    • Проверить корректность созданного отчета и сохранить документ.

Кнопка «Сформировать авансовый отчет» станет активной только после того, как будет сменен статус документа «Новый».

По результату формирования документа Авансовый отчет, строка с ранее принятым документом расхода очиститься из журнала.

В случае если документу присваивается статус "Отклонен", строка окрашивается в красный цвет, и также, после нажатия на кнопку "Сформировать авансовый отчет", строка пропадет из списка.