Работа в приложении

Настройка страницы расходов

После запуска приложения на главном экране пользователя отобразится рабочий стол Авансовые отчеты: Страница расходов.

Страница расходов отображает журнал документов, созданных подотчетником.

Нажатием на заголовки Организация и Вид документа расхода, для Вашего удобства, сортируется порядок списка документов.

Для наглядности, также можно сгруппировать документы (Еще → Настроить список → Группировка), например, по Статусам или Тэгу.

См.пример на скриншоте ниже.

Пример группировки по тэгу

Группировка по статусам

Создание документа расхода

Для создания нового документа расхода необходимо нажать на "Создать" в верхнем левом углу экрана.

Формирование документа расхода происходит в 3 этапа, по порядку заполнения его вкладок:

1. Содержание чека;

2. Общее;

3. Комментарий.

Содержание чека

Для того, чтобы сделать фото чека или приложить его готовую фотографию, необходимо развернуть раздел Фотография чека, нажав на соответствующую строку.

Предварительно, в настройках приложения на телефоне потребуется разрешить доступ к камере и галерее мобильного устройства.

После загрузки изображения, в документе следует отразить содержимое чека/накладной.

Для этого, в подразделе Строки документа необходимо нажать на "Добавить" и заполнить данные по строке: Содержание, Количество, Цена.

См.наглядный пример заполнения вкладки на скриншоте ниже.

Таким образом, требуется внести все строки из ранее приложенного фото чека/накладной, а затем перейти к заполнению следующей вкладки.

Общее

На данной закладке в подразделе Документ расхода необходимо указать:

• Номер и Дату из чека/накладной;

• Вид расхода - выбрать из списка: Чек, Накладная, Товарный чек.

Реквизиты Организация и Подотчетное лицо будут заполнены автоматически.

Статус документа, при его создании, по умолчанию, устанавливается "Новый" и не доступен к редактированию.

Данная настройка обусловлена тем, что в обработке у бухгалтера отображаются документы расхода только в статусе "Новый".

Работа со статусом документа доступна только бухгалтеру!

После проверки документа бухгалтером, документу может быть присвоен статус:

• Принят - по документу расхода сформирован авансовый отчет;

• Отклонен - документ не прошел проверку, необходимо внести исправления;

• Отложен - документ прошел проверку, авансовый отчет еще не сформирован.

См.наглядный пример заполнения вкладки на скриншоте ниже.

Тэг - информационное поле, доступное к редактированию, и используется на усмотрение сотрудников организаций. Например, для объединения документов расхода, относящихся к общим затратам.

Комментарии

На данной закладке происходит основное взаимодействие подотчетного лица и бухгалтера.

При наличии дополнительной информации по документу расхода, подотчетнику следует:

• напечатать комментарий;

• нажать на "+ Добавить";

строка с комментарием отобразиться на закладке вместе с автором и датой его создания.

После записи документа (нажатием на "галочку" в правом верхнем углу), данная информация будет доступна бухгалтеру при проверке документа.

Следует также отметить, что добавление комментария автоматически обновляет статус документа на "Новый".

Таким образом, если после проверки, документ расхода был "Отклонен" бухгалтером, подотчетному лицу потребуется произвести следующий порядок действий:

1. открыть документ расхода;

2. перейти на закладку Комментарий, ознакомиться с замечаниями бухгалтера;

3. внести исправления в документ расхода;

4. перейти на закладку Комментарий и добавить новую запись (для обновления статуса);

5. записать документ.

См.наглядный порядок действий на примере ниже.

Проверка замечаний от бухгалтера по причине отклонения документа расхода

Исправление документа и обновление его статуса

В случае, если при записи документа будут обнаружены ошибки, система выдаст об этом соответствующее сообщение.

Если документ заполнен корректно, то строка с ним отобразиться на странице расходов.

Пример наличия ошибки в документе